FreeScoutAI Modul - Dokumentation

Übersicht

FreeScoutAI ist ein Modul für das E-Mail-Ticket-System FreeScout, das KI-Funktionen zur Verbesserung des E-Mail-Managements bietet. Das Modul ermöglicht die automatische Priorisierung von E-Mails, generiert Antwortvorschläge, bietet Textmodifikationen und erstellt Zusammenfassungen von Konversationen.

Funktionen

• E-Mail-Priorisierung: Automatische Kategorisierung eingehender E-Mails in Prioritäten A, B und C basierend auf Inhalt und Kundendaten
• Antwortvorschläge: Generierung kontextbezogener Antwortvorschläge für eingehende E-Mails
• Textmodifikationen: Funktionen zum Kürzen, Erweitern, förmlicher oder persönlicher Gestalten von Texten
• Textzusammenfassung: Erstellung prägnanter Zusammenfassungen von E-Mail-Konversationen
• Anpassbare Prompts: Möglichkeit, die KI-Prompts für alle Funktionen individuell anzupassen

KI-Provider

Das Modul unterstützt verschiedene KI-Provider:

• Ollama: Lokale KI-Verarbeitung ohne Datenaustausch mit externen Diensten
• OpenAI: Integration mit GPT-Modellen (erfordert API-Schlüssel)
• Anthropic: Integration mit Claude-Modellen (erfordert API-Schlüssel)
• Mistral: Integration mit Mistral-Modellen (erfordert API-Schlüssel)
• OpenRouter: Integration mit verschiedenen Modellen über einen einheitlichen Zugang (erfordert API-Schlüssel)

Installation

Voraussetzungen

• FreeScout 1.8 oder höher
• PHP 7.4 oder höher
• Für lokale KI: Ollama-Installation

Installationsschritte

1. Laden Sie das Modul herunter und entpacken Sie es in das Verzeichnis /Modules Ihrer FreeScout-Installation
2. Navigieren Sie in der FreeScout-Administration zu "Modules"
3. Aktivieren Sie das Modul "FreeScoutAI"
4. Die Datenbanktabellen werden automatisch erstellt

Konfiguration

Allgemeine Einstellungen

1. Navigieren Sie zu "Mailboxes" > [Ihre Mailbox] > "FreeScoutAI"
2. Aktivieren Sie das Modul mit dem Schalter "Modul aktivieren"
3. Wählen Sie den gewünschten KI-Provider aus dem Dropdown-Menü

Provider-Konfiguration

• Ollama: Geben Sie die URL Ihres Ollama-Servers ein (Standard: http://localhost:11434)
• OpenAI, Anthropic, Mistral, OpenRouter: Geben Sie Ihren API-Schlüssel ein

Modellauswahl

Nach Eingabe der Provider-Informationen werden verfügbare Modelle automatisch geladen. Wählen Sie das gewünschte Modell aus dem Dropdown-Menü.

Datenschutzhinweis

Bei Verwendung von Online-KI-Diensten (OpenAI, Anthropic, Mistral, OpenRouter) müssen Sie den Datenschutzhinweis bestätigen, der Sie daran erinnert, in Ihrer Datenschutzerklärung auf die Nutzung von Online-KI hinzuweisen.

Funktionsaktivierung

Aktivieren oder deaktivieren Sie einzelne Funktionen nach Bedarf:

• E-Mail-Priorisierung
• Antwortvorschläge
• Textmodifikationen
• Textzusammenfassung

Anpassbare Prompts

1. Wechseln Sie zum Tab "Prompts" in den FreeScoutAI-Einstellungen
2. Passen Sie die Prompts für die verschiedenen Funktionen nach Ihren Wünschen an:
   • Priorisierungs-Prompt
   • Antwortvorschlags-Prompt
   • Textmodifikations-Prompts (Kürzen, Erweitern, Förmlicher, Persönlicher)
   • Zusammenfassungs-Prompt
3. Verwenden Sie die "Auf Standard zurücksetzen"-Funktion, um zu den Standardprompts zurückzukehren

Verwendung

E-Mail-Priorisierung

Die Priorisierung erfolgt automatisch für neue eingehende E-Mails. Die Priorität (A, B oder C) wird in der Konversationsübersicht neben der Konversationsnummer angezeigt.

Antwortvorschläge

1. Öffnen Sie eine Konversation
2. Klicken Sie im Thread-Menü auf "Antwort generieren (KI)"
3. Ein Antwortvorschlag wird generiert und angezeigt
4. Klicken Sie auf "Vorschlag übernehmen", um den Vorschlag in das Antwortfeld zu übernehmen

Textmodifikationen

1. Geben Sie Text in das Antwortfeld ein oder wählen Sie einen Teil des Textes aus
2. Klicken Sie auf "Text modifizieren (KI)" und wählen Sie eine der Optionen:
   • Text kürzen
   • Text erweitern
   • Förmlicher gestalten
   • Persönlicher gestalten
3. Der modifizierte Text ersetzt den ausgewählten Text oder den gesamten Inhalt des Antwortfelds

Textzusammenfassung

1. Öffnen Sie eine Konversation
2. Klicken Sie im Thread-Menü auf "Konversation zusammenfassen (KI)"
3. Ein Modal-Dialog zeigt die generierte Zusammenfassung an
4. Klicken Sie auf "Kopieren", um die Zusammenfassung in die Zwischenablage zu kopieren

Fehlerbehebung

API-Verbindungsprobleme

• Überprüfen Sie, ob der API-Schlüssel korrekt eingegeben wurde
• Stellen Sie sicher, dass der API-Dienst verfügbar ist
• Bei Ollama: Überprüfen Sie, ob der Ollama-Server läuft und erreichbar ist

Leistungsprobleme

• Verwenden Sie schnellere Modelle für bessere Reaktionszeiten
• Bei lokaler Nutzung: Stellen Sie sicher, dass ausreichend Systemressourcen verfügbar sind

Fehler bei der Modellauswahl

• Aktualisieren Sie die Seite und versuchen Sie erneut, die Modelle zu laden
• Überprüfen Sie, ob der API-Schlüssel die erforderlichen Berechtigungen hat

Datenschutz

• Bei Verwendung lokaler Modelle (Ollama) werden keine Daten an externe Dienste gesendet
• Bei Verwendung von Online-Diensten werden E-Mail-Inhalte an die entsprechenden API-Dienste übermittelt
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Datenschutzerklärung die Nutzung von KI-Diensten angemessen dokumentiert

Technische Details

• Das Modul verwendet die Laravel-Struktur von FreeScout
• Die KI-Funktionalität ist modular aufgebaut und kann leicht erweitert werden
• Alle API-Anfragen werden über sichere HTTPS-Verbindungen durchgeführt
• API-Schlüssel werden verschlüsselt in der Datenbank gespeichert
• Anpassbare Prompts werden global für alle Mailboxen gespeichert